Datenschutzerklärung
Websites · Hotels · Gastronomie · Buchung · Hotelmappe
Zentrale Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 12–14 DSGVO
1. Verantwortlicher und Geltungsbereich
Verantwortlich ist Michael Zickler, Einzelunternehmen, Landgasthof Zickler, Badstraße 4, 76835 Gleisweiler, Deutschland. Sie erreichen uns telefonisch unter +49 6345 93139 und per E-Mail unter hello@landgasthof-zickler.de. Für das Landhotel 1707 steht zusätzlich hello@landhotel1707.de zur Verfügung.
Diese Hinweise betreffen die Websites landgasthof-zickler.de, landhotel1707.de und haus-am-heiner-geissler-platz.de sowie die zugehörigen Buchungs-, Gutschein- und Gästeservicevorgänge einschließlich der digitalen Hotelmappe unter hotelmappe.landgasthof-zickler.de. Welche Verarbeitung stattfindet, hängt davon ab, welches Angebot Sie nutzen.
Für Datenschutzanliegen können Sie auch den bestehenden externen Datenschutzkontakt datenschutz@hogaprofis.de verwenden.
2. Rechtsgrundlagen und Datenherkunft
Wir verarbeiten Daten, die Sie uns bei einer Anfrage, Buchung, Bestellung oder während Ihres Aufenthalts mitteilen. Bei Buchungen durch andere Personen oder über Buchungsplattformen erhalten wir erforderliche Angaben auch von der buchenden Person oder dem jeweiligen Buchungskanal. Dazu können Name, Kontaktangaben, Buchungs- und Aufenthaltsdaten, vereinbarte Leistungen, Zahlungsinformationen und mitgeteilte Wünsche gehören.
Die erforderliche Bearbeitung von Anfragen, Buchungen und Bestellungen beruht auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihren Wunsch erfolgen. Für notwendige Angaben zu Mitreisenden oder Kontaktpersonen sowie für sonstige Anfragen kommt Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO in Betracht. Unsere Interessen sind die ordnungsgemäße Zuordnung und Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs.
Gesetzlich vorgeschriebene Verarbeitung beruht auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO. Soweit wir um eine gesonderte Einwilligung bitten, erfolgt die davon erfasste Verarbeitung auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO. Eine Einwilligung ist keine Voraussetzung für Verarbeitungen, die bereits auf einer anderen einschlägigen Rechtsgrundlage erforderlich sind.
3. Websites, Hosting und Sicherheit
Für das Hosting unserer WordPress-Websites verwenden wir Dienste von DomainFactory. Bei einem Seitenaufruf werden technisch erforderliche Verbindungs- und Zugriffsdaten verarbeitet, insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angefragte Inhalte, HTTP-Status und gegebenenfalls die vom Browser übermittelten System-, Referrer- und User-Agent-Informationen. Der technische Betreiber einzelner Hotelmappe-Backends und weiterer E-Mail-/Backup-Dienste ist nicht ohne gesonderten Nachweis mit dem Website-Hoster gleichzusetzen.
Die Verarbeitung dient der Auslieferung der angeforderten Inhalte und einem sicheren, störungsarmen Betrieb. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Bei der Bereitstellung konkret angeforderter vertraglicher Dienste kommt ergänzend Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO in Betracht.
Sicherheits- und Fehlerprotokolle sind vom eigentlichen Inhalt Ihrer Buchung oder Anfrage getrennt zu betrachten. Ihre Aufbewahrung richtet sich nach dem konkreten Sicherheits- oder Fehleranalysezweck. Daten zu einem bestimmten Vorfall können bis zum Abschluss seiner Untersuchung und einer erforderlichen Rechtsverfolgung aufbewahrt werden; eine darüber hinausgehende Speicherung ohne fortbestehenden Zweck ist nicht vorgesehen.
4. Cookies, lokale Speicherung und externe Links
Für die technisch erforderliche Bereitstellung angeforderter Funktionen können Cookies und vergleichbare Speichertechniken verwendet werden, etwa für eine angemeldete Sitzung oder Ihre Datenschutzauswahl. Die Speicherung oder der Zugriff auf dem Endgerät richtet sich dabei zusätzlich nach § 25 TDDDG. Technisch unbedingt erforderliche Vorgänge benötigen nach Maßgabe dieser Vorschrift keine gesonderte Einwilligung; optionale Vorgänge werden gesondert beurteilt.
Zur Verwaltung der Einwilligungsauswahl ist für jede der drei WordPress-Websites Complianz Free vorgesehen beziehungsweise in den zugehörigen Umgebungen eingerichtet. Welche Kategorien, Cookies und eingebundenen externen Dienste tatsächlich aktiv sind, ergibt sich aus der jeweiligen aktuellen Cookie-Richtlinie und der dort angebotenen Datenschutzauswahl. Einwilligungen können im jeweiligen Consent-Dialog mit Wirkung für die Zukunft geändert oder widerrufen werden; rechtmäßig erfolgte frühere Verarbeitungen bleiben unberührt.
Ein gewöhnlicher externer Link zu einer Buchungsseite, einem Kartendienst oder einem sozialen Netzwerk ist von einem automatisch geladenen Drittanbieterinhalt zu unterscheiden. Beim Aufruf eines verlinkten Angebots verarbeitet dessen Anbieter Daten nach den dort erläuterten Bedingungen. Angaben zu einem externen Angebot ersetzen nicht die Information über eine etwaige Einbindung auf unseren eigenen Seiten.
5. Anfragen per E-Mail und Telefon
Wenn Sie uns kontaktieren, verwenden wir Ihre Kontaktangaben und den Inhalt Ihres Anliegens, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Ihnen zu antworten. Dabei können berechtigte Mitarbeitende auf die für ihren Aufgabenbereich erforderlichen Informationen zugreifen.
Betrifft die Anfrage eine Buchung oder andere Vertragsleistung, ist die erforderliche Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO gestützt. Bei sonstigen Anfragen ist unser berechtigtes Interesse an deren Bearbeitung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO maßgeblich. Die Kontaktaufnahme allein ist keine Einwilligung in Werbung.
Für die Aufbewahrung unterscheiden wir zwischen einfachen Serviceanfragen, vertrags- oder nachweisrelevanter Korrespondenz und gesetzlich aufzubewahrenden Unterlagen. Einzelheiten stehen in Abschnitt 10.
6. KI-gestützte Anrufannahme und WhatsApp über meiti
Für KI-gestützte Anrufannahme und die Bearbeitung von WhatsApp-Anfragen setzen wir meiti (meiti GmbH, Leopoldstraße 31, 80802 München) ein. Abhängig vom tatsächlich genutzten Kontaktkanal können Rufnummer, Name, Kontaktangaben, Zeitpunkt, Inhalt und Verlauf der Anfrage sowie technisch erforderliche Kommunikationsmetadaten verarbeitet werden. Audiodateien und Transkripte werden automatisch gelöscht. Für den Einsatz von meiti besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Für die notwendige Bearbeitung Ihres konkreten Anliegens gelten die in Abschnitt 5 beschriebenen Rechtsgrundlagen. Eine weitergehende Aufzeichnung vollständiger Gespräche oder Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten benötigt eine gesonderte rechtliche Grundlage und eine entsprechende Information; die bloße Kontaktaufnahme ersetzt dies nicht.
Für WhatsApp-Kommunikation ist neben unserem beauftragten Kommunikationsdienst der WhatsApp-Dienst beteiligt. Für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum wird dieser von WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, angeboten. WhatsApp verarbeitet auch eigene Konto-, Geräte- und Verbindungsdaten und beschreibt seine internationale Verarbeitung in seiner Datenschutzerklärung. Sie können uns statt über WhatsApp auch per E-Mail oder telefonisch erreichen.
Bei meiti ist die Archivierung einer Anfrage nicht gleichbedeutend mit der Löschung der zugehörigen Kontaktstammdaten. Kontaktstammdaten werden derzeit weder automatisch noch im Rahmen eines praktizierten manuellen Löschverfahrens gelöscht. Gesonderte Archivregeln für Anfragen bewirken nicht zwingend die Löschung von Name und Telefonnummer eines Kontakts. Ihre gesetzlichen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung bleiben hiervon unberührt; Sie können diese über die in Abschnitt 12 genannten Kontaktdaten geltend machen.
7. Buchungen, Gutscheine und 3RPMS
Zur Abwicklung von Hotelbuchungen und Gutscheinkäufen verarbeiten wir die erforderlichen Identitäts-, Kontakt-, Buchungs-, Leistungs- und Zahlungsangaben. Buchungen über unser DIRS21-Angebot sind Direktbuchungen beim Hotel. Der technische Anbieter von DIRS21 ist TourOnline AG, Borsigstraße 26, 73249 Wernau. Für die Datenverarbeitung innerhalb des externen Buchungssystems gelten zusätzlich dessen eigene Datenschutzhinweise.
Bei einer Buchung über Booking.com erhalten wir die für die Durchführung der Buchung erforderlichen Daten aus diesem Buchungskanal. Für die eigenständige Verarbeitung der Plattform gelten deren Datenschutzhinweise. Die Verarbeitung der an uns übermittelten Buchung ist davon getrennt zu beurteilen.
Für Reservierungs- und Gästeverwaltung nutzen wir 3RPMS (HaDre GmbH); ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist nach Betreiberangaben vorhanden. Je nach Vorgang werden unter anderem Namen, Kontaktdaten und Rechnungsanschriften, Buchungen, Zimmer, Aufenthaltsdaten, Tarife, Leistungs- und Zahlungsstatus sowie freiwillig mitgeteilte Wünsche verarbeitet. Diese Daten dienen der Vertragsabwicklung, dem Gästeservice, der Abrechnung und der Erfüllung einschlägiger gesetzlicher Pflichten.
Rechtsgrundlagen sind die erforderliche Vertragsdurchführung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, gegebenenfalls Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO für Mitreisende oder Kontaktpersonen und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO für konkret einschlägige gesetzliche Pflichten.
Eine Ablaufregel in 3RPMS für Gaststammdaten erzeugt nach der derzeit bekannten Konfiguration lediglich Vorschläge zur manuellen Anonymisierung. Sie führt nicht selbstständig zu einer vollständigen Anonymisierung. Ursprungsdaten und gesonderte Kopien in Rechnungen, E-Mails, digitaler Hotelmappe oder Backups sind eigenständig zu behandeln.
3RPMS – konfigurierte Speicherregeln und ihre Grenzen
Vorlieben und Wünsche sind nach mitgeteilter Konfiguration auf sieben Tage nach Abreise begrenzt, sofern keine geeignete Grundlage für eine längere Speicherung besteht. Für Kennzeichen ist im System eine automatische Dreitageslöschung vorgesehen.
Für im 3RPMS gespeicherte Kreditkartendaten ist eine automatische Löschung 30 Tage nach Abreise konfiguriert. Dies betrifft nicht zwangsläufig Kopien oder Transaktionsnachweise externer Zahlungsdienstleister, vereinbarte Autorisierungen oder gesetzlich aufzubewahrende Buchungsunterlagen.
Nach dem bekannten Systemhilfetext werden Gaststammdaten nach Ablauf von drei Jahren unter Berücksichtigung des Jahresendes zur manuellen Anonymisierung vorgeschlagen.
Für besondere digitale Meldescheine ist in 3RPMS eine automatische Löschung 365 Tage nach Erstellung eingestellt. Soweit die besondere Meldepflicht nach dem Bundesmeldegesetz einschlägig ist, sind die Daten nach § 30 Absatz 4 BMG vom Tag der Abreise an ein Jahr aufzubewahren und innerhalb von drei Monaten danach zu vernichten beziehungsweise zu löschen. Die technische Regel ab Erstellung ist nicht mit dieser gesetzlichen Berechnung ab Abreise gleichzusetzen.
8. Digitale Hotelmappe und Ihre Serviceanfragen
Die digitale Hotelmappe stellt Informationen und Servicefunktionen zu Ihrem Aufenthalt bereit. Der bestehende Gastzugang erfolgt mit Reservierungsnummer und Nachname. Für Zugang, Zuordnung und Bereitstellung aufenthaltsbezogener Informationen verwendet die Hotelmappe Reservierungs- und Aufenthaltsdaten aus 3RPMS. Dabei können insbesondere Ihre Identität, Reservierung, Aufenthalt und Zimmerzuordnung verarbeitet werden.
Die Hotelmappe enthält keine PayPal-Zahlungsfunktion. Die Bezahlung am stationären Welcome & Refreshpoint ist ein eigenständiger Vorgang.
Hotelmappe-Zugang, Sicherheit und technische Sitzungen
Der bestehende Gästezugang ordnet Reservierungsnummer und Nachname einer berechtigten Buchung zu. Technisch können hierfür Sitzungskennungen, notwendige Browser-Cookies, zeitweilige Sicherheitsprüfungen und Loginprotokolle verarbeitet werden. Reservierungsdaten werden im notwendigen Umfang aus 3RPMS abgefragt. Der Ablauf eines Cookies oder die Abmeldung löscht nicht automatisch alle zuvor gespeicherten Buchungs-, Case- oder Sicherheitsdaten.
Zum Schutz des produktiven Gästezugangs der digitalen Hotelmappe vor automatisierten Anmeldungen und missbräuchlichen Zugriffen verwenden wir Myra EU CAPTCHA (Myra Security GmbH, Landsberger Straße 187, 80687 München). Dabei können technische Verbindungs-, Geräte- und Browserdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, User-Agent und Prüfmerkmale, vorübergehend verarbeitet werden. Zweck ist die Sicherheitsprüfung; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an Schutz vor unbefugten Zugriffen. Nach Anbieterinformationen erfolgt die Auswertung in EU-Rechenzentren und werden identifizierende Merkmale in der Regel gehasht.
Push-Nachrichten und transaktionale Kommunikation
Für den technischen Versand von Push-Mitteilungen der Hotelmappe nutzen wir OneSignal (OneSignal, Inc., USA). Die neue Hotelmappe-Version sieht OneSignal außerdem für OTP-Anmelde-E-Mails vor; die Angaben zur E-Mail-Verarbeitung gelten erst ab der tatsächlichen Produktivaktivierung dieser Funktion. Für Push-Mitteilungen können Geräte-/Subscription-Kennungen, Zustellstatus und technische Metadaten verarbeitet werden; bei aktivierten OTP-Anmelde-E-Mails zusätzlich Empfängeradresse und erforderliche Nachrichteninhalte. Die Aktivierung eines Geräte-Pushkanals ist von den Berechtigungen des Betriebssystems abhängig; bei nativen Geräten können Apple Push Notification service oder Google Firebase Cloud Messaging als Zustellwege beteiligt sein.
Notwendige, auf einen angeforderten Zugang oder Aufenthalt bezogene Nachrichten sind von optionaler werblicher Ansprache zu unterscheiden. Werbung per Push oder E-Mail bedarf einer jeweils geeigneten Rechtsgrundlage, regelmäßig einer gesonderten Einwilligung; bestehende Einwilligungen können für die Zukunft widerrufen werden.
Endgerätespeicher und App-Nutzung
Bei Nutzung der PWA oder der mobilen Hotelmappe-App können für die angeforderten Funktionen auf dem Gerät temporäre Sitzungsdaten, ausgewählte Buchungsinformationen, Einstellungen und Zwischenspeicherungen anfallen. Betriebssystemberechtigungen, etwa für Push-Mitteilungen, lassen sich in den Geräteeinstellungen ändern. Eine Deinstallation oder das Leeren des lokalen Speichers bewirkt nicht zwangsläufig die Entfernung von Datensätzen in Reservierungssystemen, Postfächern oder Anbieterbackups.
8.1 Verarbeitung von Gästeanfragen
Über unsere digitale Hotelmappe können Gäste während ihres Aufenthalts Anfragen an uns richten und mit uns kommunizieren. Dies betrifft beispielsweise Servicewünsche, Fragen zum Aufenthalt, Beschwerden, Reklamationen oder die Vereinbarung zusätzlicher Leistungen.
Die Kommunikation wird ausschließlich durch den Gast initiiert. Wir können innerhalb dieses Anfragekanals keine eigenständigen Gespräche beginnen, sondern lediglich auf eingegangene Anfragen reagieren.
Dabei verarbeiten wir die zur Bearbeitung erforderlichen Daten. Hierzu können insbesondere die zugehörige Reservierung, der Zeitpunkt der Anfrage, Nachrichteninhalte, Bearbeitungsstatus sowie gegebenenfalls vereinbarte Leistungen gehören.
Die Verarbeitung erfolgt abhängig vom jeweiligen Anliegen zur Durchführung des Beherbergungsvertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, insbesondere zur Bearbeitung und Dokumentation von Beschwerden sowie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
8.2 Sichtbarkeit der Kommunikation
Für die digitale Hotelmappe ist eine reguläre Sichtbarkeitsgrenze von 90 Kalendertagen nach dem tatsächlichen Abreisetag vorgesehen. Bis zu diesem Zeitpunkt sollen zugehörige Gästeanfragen und Gesprächsverläufe in den berechtigten Gäste- und Verwaltungsansichten erreichbar sein.
Nach diesem Zeitpunkt sollen die Vorgänge aus den regulären Ansichten ausgeblendet werden. Neue Nachrichten, Lesevorgänge und technische Aktualisierungen sollen die Frist nicht verlängern. Maßgeblich bleibt der tatsächliche Abreisetag; der Ablauf der Sichtbarkeit bedeutet nicht, dass sämtliche gespeicherten Originale und Kopien bereits gelöscht sind.
Das Ende der Sichtbarkeit bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche zugehörigen Daten zu diesem Zeitpunkt gelöscht werden.
8.3 Aufbewahrung und Löschung
Wir unterscheiden bei der Aufbewahrung von Gästeanfragen nach dem Zweck und der Art des jeweiligen Vorgangs.
Gewöhnliche Serviceanfragen: Erledigte Anfragen ohne besondere Nachweisrelevanz sollen grundsätzlich sechs Monate nach ihrem endgültigen Abschluss gelöscht oder anonymisiert werden.
Beschwerden ohne konkrete rechtliche Ansprüche: Diese sollen grundsätzlich zwölf Monate nach ihrem endgültigen Abschluss aufbewahrt werden, soweit dies zur nachvollziehbaren Bearbeitung und Klärung erforderlich ist.
Reklamationen und rechtlich relevante Vorgänge: Soweit Anfragen für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung konkreter Rechtsansprüche erforderlich sind, können die dafür notwendigen Informationen bis zum Ablauf der maßgeblichen Verjährungsfristen gespeichert werden. Die regelmäßige gesetzliche Verjährungsfrist beträgt grundsätzlich drei Jahre, wobei Fristbeginn und mögliche Ausnahmen berücksichtigt werden.
Kostenpflichtige Zusatzleistungen: Die allgemeine Kommunikation soll grundsätzlich nach sechs bis zwölf Monaten bereinigt werden. Soweit einzelne Informationen Bestandteil gesetzlich aufzubewahrender Geschäfts- oder Buchungsunterlagen sind, gelten für diese Informationen die entsprechenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Gesetzlich aufbewahrungspflichtige Unterlagen: Je nach Art und rechtlicher Einordnung können insbesondere sechs-, acht- oder zehnjährige Aufbewahrungsfristen gelten. Diese Fristen gelten nicht pauschal für vollständige Gesprächsverläufe, sondern nur für tatsächlich aufbewahrungspflichtige Informationen.
Die reguläre Bereinigung erfolgt grundsätzlich nicht vor Ablauf der vereinbarten 90-tägigen Sichtbarkeitsphase. Gesetzlich erforderliche frühere Löschungen bleiben davon unberührt.
Offene oder noch nicht abschließend geklärte Anfragen werden gesondert überprüft. Eine längere Speicherung ist nur zulässig, solange hierfür ein konkreter und nachvollziehbarer Zweck besteht.
8.4 Archivierung und besondere Aufbewahrungsgründe
Abgeschlossene Anfragen können bei einem konkreten Dokumentationsbedarf archiviert werden. Dabei ist zwischen bloßer Ausblendung, beschränkter Archivansicht und tatsächlicher Löschung zu unterscheiden.
Eine Archivierung bedeutet keine unbegrenzte Aufbewahrung. Archivierte Daten unterliegen weiterhin festgelegten Aufbewahrungs- und Prüffristen.
Bei laufenden Reklamationen, rechtlichen Auseinandersetzungen oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kann die Löschung einzelner Informationen vorübergehend ausgesetzt werden. Die Erforderlichkeit einer solchen Ausnahme wird regelmäßig überprüft.
Nach Wegfall eines nachweisbaren Aufbewahrungsgrundes sind die betreffenden personenbezogenen Daten zu löschen oder wirksam zu anonymisieren; eine Statusänderung allein genügt hierfür nicht.
8.5 Technische Löschung und Datensparsamkeit
Das vorgesehene Bereinigungsverfahren soll neben dem eigentlichen Case auch Nachrichten, Anhänge, Aufgabenverknüpfungen, technische Zuordnungen und personenbezogene Protokollreste erfassen. Es darf keine undifferenzierte Löschung aufbewahrungspflichtiger Belege verursachen.
Nicht mehr erforderliche Daten sollen gelöscht oder so anonymisiert werden, dass ein Bezug zu einzelnen Gästen nicht mehr hergestellt werden kann.
Soweit bestimmte Protokoll- oder Nachweisdaten aus Sicherheitsgründen beziehungsweise zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen weiterhin benötigt werden, beschränken wir deren Speicherung auf das erforderliche Maß.
Sicherungskopien, Cache-Daten und externe Verarbeitungskopien unterliegen eigenständigen Aufbewahrungs- und Bereinigungsregeln. Nach einer Wiederherstellung aus einem Backup muss verhindert werden, dass bereits zur Löschung bestimmte Datensätze dauerhaft wieder regulär verfügbar werden.
Die originären Reservierungs- und Personendaten in unserem Hotelverwaltungssystem 3RPMS unterliegen eigenständigen Aufbewahrungsregeln. Eine Bereinigung innerhalb der Hotelmappe führt nicht automatisch zur Löschung dieser Originaldaten.
Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten verarbeiten oder zwischenspeichern, berücksichtigen wir deren vertraglich vereinbarte Aufbewahrungs- und Löschverfahren.
8.6 Rechte der betroffenen Personen
Gäste können im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten sowie deren Berichtigung, Löschung oder die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder überwiegende berechtigte Gründe für eine weitere Speicherung, kann eine vollständige Löschung zunächst ausgeschlossen sein. In diesen Fällen beschränken wir die weitere Verarbeitung auf den jeweils zulässigen Zweck.
Entsprechende Anfragen können an die in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten gerichtet werden. Weitere Informationen zu Ihren Rechten finden Sie in Abschnitt 12.
9. Zahlungen und stationärer Welcome & Refreshpoint
Bei einer Überweisung verarbeiten wir die zur Zuordnung erforderlichen Angaben zum Zahlenden, Betrag, Verwendungszweck und Zahlungseingang. Bei Kreditkartenzahlungen oder einer vereinbarten Kartengarantie werden die für den jeweiligen Zahlungs- oder Garantievorgang notwendigen Daten verarbeitet. Rechtsgrundlage ist insbesondere Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO; für steuerliche Nachweise gilt Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO.
Am stationären Welcome & Refreshpoint können Waren per PayPal bezahlt werden. Dieser Vorgang ist weder ein PayPal-Checkout der Hotelmappe noch eine allgemeine PayPal-Zahlungsfunktion unserer Hotel- oder Gutscheinbuchung.
Bei Nutzung von PayPal gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise von PayPal für dessen eigenständige Zahlungsabwicklung. Wir verwenden die an uns übermittelten Transaktions- und Zahlendenangaben zur Zahlungszuordnung, Abrechnung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
10. Speicherdauer, Nachweise und Löschung
Die Aufbewahrung wird nach Datenart und Zweck unterschieden. Die Tatsache, dass Sie eine Anfrage selbst begonnen haben, begründet keine unbegrenzte Speicherung. Ein berechtigtes Interesse an einem konkreten Nachweis muss fortbestehen und die weitere Speicherung erforderlich machen.
Hotelmappe-Anfragen: Für gewöhnliche erledigte Serviceanfragen und Beschwerden ohne konkrete rechtliche Ansprüche sind die nach Vorgangsart abgestuften Fristen und Ausnahmen in Abschnitt 8 vorgesehen. Eine längere Speicherung setzt einen konkreten fortbestehenden Zweck voraus; eine gesetzlich gebotene frühere Löschung bleibt möglich.
Vertrags- und Rechtsnachweise: Informationen, die zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung konkreter Rechtsansprüche erforderlich sind, können für die hierfür maßgebliche Dauer erhalten bleiben. Dabei sind die einschlägigen Verjährungsfristen zu berücksichtigen, regelmäßig drei Jahre ab dem gesetzlichen Jahresendbeginn, soweit die Voraussetzungen der §§ 195 und 199 BGB vorliegen. Eine längere Speicherung kann etwa bei noch laufenden Verfahren oder einer gesetzlichen Hemmung erforderlich sein. Diese Regel gilt nicht unterschiedslos für jeden Chat oder jede Komfortanfrage.
Steuerlich aufzubewahrende Unterlagen: Soweit § 147 AO einschlägig ist, werden Geschäftsbriefe grundsätzlich sechs Jahre und Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt, jeweils mit dem gesetzlichen Fristbeginn. Für bestimmte weitere Unterlagen gelten zehn Jahre; gesetzliche Verlängerungen bleiben unberührt. Entscheidend ist der Inhalt und die rechtliche Einordnung des Dokuments, nicht allein sein Eingang per E-Mail oder Hotelmappe.
Besondere Meldescheine: Soweit die besondere Meldepflicht nach dem Bundesmeldegesetz einschlägig ist, sind die Daten nach § 30 Absatz 4 BMG vom Tag der Abreise an ein Jahr aufzubewahren und innerhalb von drei Monaten danach zu vernichten beziehungsweise zu löschen. Diese Frist wird nicht pauschal auf alle Gäste- oder Buchungsdaten übertragen.
Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks und aller vorrangigen rechtlichen Aufbewahrungsgründe sind Daten zu löschen oder wirksam zu anonymisieren. Ein Logout, ein bloßes Verbergen oder die Entfernung einzelner Namensfelder bei fortbestehender Zuordenbarkeit ist keine vollständige Löschung oder Anonymisierung.
11. Empfänger und internationale Verarbeitung
Innerhalb unseres Betriebs erhalten die mit dem jeweiligen Vorgang befassten Personen Zugriff nach ihrem Aufgabenbereich. Externe Empfänger können insbesondere die benannten Hosting-, Kommunikations-, Reservierungs- und Zahlungsdienste sowie erforderlichenfalls steuerliche oder rechtliche Berater und zuständige Behörden sein. Eine Weitergabe erfolgt nur für einen konkreten rechtmäßigen Zweck.
Soweit ein Dienstleister in unserem Auftrag verarbeitet, sind die Anforderungen des Artikels 28 DSGVO zu beachten. Eigenständig Verantwortliche, etwa bestimmte Zahlungs- oder Plattformanbieter, sind davon zu unterscheiden.
Für einzelne Kommunikations- und Zahlungsdienste, insbesondere OneSignal (USA), WhatsApp und PayPal bei stationären Zahlungen, kann eine Verarbeitung oder ein Zugriff außerhalb der EU/des EWR stattfinden. Eine solche Übermittlung benötigt eine Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO, etwa einen geltenden Angemessenheitsbeschluss für den zertifizierten Empfänger oder geeignete Vertragsgarantien. OneSignal verweist in seinen veröffentlichten Datenschutzhinweisen auf das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln. Die für den tatsächlich eingesetzten Dienst- und Unterauftragsumfang anwendbaren Garantien und eine Kopie oder Bezugsquelle hierzu werden auf Nachfrage bereitgestellt.
12. Ihre Rechte
Sie können nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, die Berichtigung unrichtiger Angaben, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Widerspruch: Soweit wir Daten auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO stützen, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder benötigen die Daten für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung besteht ein jederzeitiges Widerspruchsrecht ohne Begründung.
Wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte an hello@landgasthof-zickler.de oder den oben genannten Datenschutzkontakt. Eine Kontolöschung, ein Logout oder das Löschen einer App ersetzt keine Prüfung Ihrer weitergehenden gesetzlichen Rechte.
13. Beschwerderecht und erforderliche Angaben
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für unseren Betrieb ist insbesondere der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz erreichbar: Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz; Postfach 30 40, 55020 Mainz; Telefon +49 6131 8920-0; E-Mail poststelle@datenschutz.rlp.de; Website https://www.datenschutz.rlp.de/.
Angaben, die für eine Buchung, Zahlungszuordnung, gesetzliche Meldepflicht oder Authentifizierung erforderlich sind, werden für den jeweiligen Vorgang benötigt. Ohne diese Angaben kann die betreffende Leistung gegebenenfalls nicht bereitgestellt werden. Freiwillige Zusatzangaben müssen nicht gemacht werden. Insbesondere ist die Nutzung von WhatsApp keine Voraussetzung für eine Hotelbuchung.